Pourquoi « je m’occupe moi-même de l’administratif » n’est pas toujours gratuit ?

Vraiment ?

Vous ne recevez peut-être aucune facture. Vous ne vous versez peut-être aucun salaire pour le faire. Pourtant, contrats, dossiers, factures, relances et tableaux Excel ont une fâcheuse tendance à consommer quelque chose de précieux :

votre temps.

Et le temps d’un artiste a lui aussi un coût.

Gratuit… parce qu’on ne se paie pas ?

Prenons un musicien qui produit lui-même son projet.

Dans la semaine, il passe :

2 heures à préparer des contrats,
1 heure à envoyer des justificatifs,
2 heures à établir et suivre des factures,
1 heure à gérer les paies,
2 heures sur un dossier de subvention.

Total :

8 heures.

Aucune facture reçue.

Aucun virement effectué.

Dans la comptabilité du projet, le coût semble donc être :

0 €.

Mais huit heures de travail ont bel et bien été nécessaires.

Le coût n’a pas disparu.

Il est simplement devenu invisible.

Votre temps pourrait servir à autre chose

C’est ce que les économistes appellent le coût d’opportunité.

Une heure passée à rechercher une facture manquante est une heure qui ne peut pas être utilisée pour :

répéter, créer, prospecter, contacter des programmateurs, préparer une communication… ou simplement se reposer.

Et pour un artiste, certaines de ces heures peuvent avoir beaucoup plus de valeur pour le développement du projet que le temps économisé sur une prestation administrative.

La vraie question n’est donc pas seulement :

« Combien me coûterait quelqu’un pour faire ce travail ? »

Mais aussi :

« Que pourrais-je faire de plus utile pendant ce temps ? »

« Oui, mais je sais le faire ! »

Parfait.

Faire soi-même son administration peut être une excellente solution.

Comprendre ses contrats, suivre son budget ou savoir lire une fiche de paie est même très utile lorsqu’on développe un projet artistique.

Le problème n’est donc pas de faire soi-même.

Le problème commence lorsque l’on confond :

« je sais le faire »

avec :

« cela ne me coûte rien ».

Vous savez probablement aussi conduire votre camion de tournée. Cela ne rend pas le trajet gratuit pour autant.

Il existe aussi un coût… de l’erreur

L’administration du spectacle n’est pas uniquement de la saisie de données.

Contrats de travail, conventions collectives, paie, TVA, droits d’auteur, déclarations sociales, subventions…

Une erreur peut parfois coûter beaucoup plus cher que le temps économisé.

Un contrat mal rédigé.

Une aide non demandée.

Une facture jamais relancée.

Une déclaration envoyée hors délai.

Un mauvais taux de TVA.

Et soudain, les économies réalisées sur l’administration deviennent nettement moins spectaculaires.

Et surtout : l’administratif grandit avec le projet

Avec trois concerts par an, un artiste peut parfaitement gérer beaucoup de choses lui-même.

Puis arrivent :

12 dates,
4 salariés,
une subvention,
un coproducteur,
une tournée,
un budget de création…

Curieusement, le nombre de mails augmente lui aussi.

Ce qui était parfaitement raisonnable à 10 000 € d’activité ne l’est pas forcément à 80 000 €.

À un certain niveau, continuer à tout faire soi-même peut devenir un frein au développement du projet.

Déléguer ne veut pas forcément dire tout déléguer

Bonne nouvelle : ce n’est pas forcément « tout ou rien ».

Un artiste peut très bien conserver :

le suivi de son budget et les décisions importantes

tout en confiant :

la paie, les contrats ou certaines déclarations

à quelqu’un dont c’est le métier.

Ou déléguer progressivement la production et l’administration à mesure que le projet grandit.

L’enjeu n’est pas de se débarrasser de son administration.

C’est de déterminer :

quelles tâches ont réellement besoin d’être faites par l’artiste lui-même ?

Un petit calcul qui change parfois les choses

Imaginons :

8 heures d’administration par semaine.

Sur 40 semaines :

320 heures par an.

Cela représente l’équivalent de huit semaines de travail à temps plein.

Toujours gratuit ?

Comptablement, peut-être.

Économiquement, certainement pas.

Et si une partie de ces 320 heures pouvait permettre de chercher des dates, développer le projet ou simplement créer, la question de la délégation mérite au moins d’être posée.

À retenir

Faire soi-même son administration peut être parfaitement pertinent, surtout au début d’un projet.

Mais :

absence de facture ne signifie pas absence de coût.

L’administration consomme du temps, demande des compétences et comporte une responsabilité.

La bonne question n’est donc pas :

« Puis-je faire mon administratif moi-même ? »

Bien sûr que oui.

Mais plutôt :

« Est-ce encore la meilleure utilisation de mon temps ? »

Parce qu’à un certain stade, la ressource la plus rare d’un projet artistique n’est parfois ni la subvention, ni le budget, ni même les dates.

C’est le temps de celui ou celle qui le porte.